Was ab 2025 gilt

Hintergrund. Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regeln zur Rechnungsstellung neu gefasst. Seit dem 01.01.2025 ist zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die E-Rechnung vorgesehen – mit Übergangsfristen für den Versand.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie im strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird (reines PDF zählt nicht). In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD. Beim ZUGFeRD-Format werden neben der PDF-Darstellung die Rechnungsinhalte zusätzlich im XML-Format implementiert und übermittelt.

Wie wird übermittelt?

Der Gesetzgeber schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Besonders gängig ist die Übermittlung per E-Mail, gängig sind aber auch Portal-Downloads, Schnittstellen/API oder Datenträger.

Was bedeutet das für Sie?

Rechnungseingang (Empfangspflicht)

Seit 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht bereits aus; spezielle „revisionssichere Portale“ sind nicht vorgeschrieben (GoBD-konforme Aufbewahrung bleibt natürlich Pflicht).

Rechnungsausgang (Übergangsfristen)

• 2025–2026: Alle Aussteller dürfen statt einer E-Rechnung weiterhin eine sonstige Rechnung senden.
• 2027: Das Wahlrecht gilt nur noch, wenn der Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 € betragen hat (für 2027 also Umsatz 2026). Unternehmen über 800.000 € müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2028: E-Rechnung verpflichtend für alle Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (soweit keine gesetzlichen Ausnahmen greifen, z. B. Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise, Kleinunternehmerleistungen).

Aufbewahrung

Eingehende und ausgehende Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen ist zumindest der strukturierte Teil (z. B. XML) revisionssicher (unveränderbar) zu archivieren; eine reine Bild-/PDF-Darstellung genügt nicht.

Ihre To-dos – pragmatisch umgesetzt

1. 1. Empfang sicherstellen (sofort): E-Mailadresse definieren und internen Eingang/Verteiler klären. Vermutlich haben Sie bereits eine E-Mailadresse, über die Sie mit Ihren Geschäftspartnern korrespondieren. Womöglich erhalten Sie auch bereits darüber Rechnungen. Bitte bedenken Sie, dass Sie in Zukunft nahezu alle Rechnungen nur noch digital bekommen werden. Damit nichts unter geht, prüfen Sie daher, ob für den Rechnungsein- und ausgang eine zusätzliche E-Mailadresse sinnvoll ist, z.B.: „Rechnung@Mustermann-Landwirtschaft.de“Bei mehreren Betrieben kann es zweckmäßig sein, je Betrieb eine gesonderte E-Mailadresse einzurichten, z.B. zusätzlich „Rechnung@Mustermann-Lohnunternehmen-GbR.de“
   2. Ablage/GoBD prüfen: Archivierung so organisieren, dass der strukturierte XML-Teil für mindestens 8 Jahre unverändert, vollständig und auffindbar bleibt.
   3. Software/Online-Anwendung für die eigene Rechnungserstellung einführen: XRechnung oder ZUGFeRD (≥ 2.0.1); ggf. EDI-Vereinbarungen prüfen/aktualisieren.