06/2026

E-Rechnungen: Sind Sie bereit?

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen laut Umsatzsteuergesetz verpflichtet, ERechnungen auszustellen. Zum Ende des Jahres 2026 läuft die erste Übergangsregelung aus. Darauf müssen Sie eingestellt sein.

Die Pflicht gilt im „B2BBereich“, also bei der Abrechnung zwischen inländischen Unternehmen. Betroffen sind auch pauschalierende Landwirte. Rechnungen an Privatleute oder über Kleinbeträge bis 250 € brutto dürfen auch zukünftig auf Papier erstellt werden.

Was die E-Rechnung genau ist

ERechnungen sind elektronische Rechnungen in einem standardisierten elektronisch auswertbaren Format. Die häufigste Form ist das ZUGFeRDFormat. Das ist eine Rechnung im PDFFormat mit einer XMLDatei als Anhang. Genau dieser Anhang ist die eigentliche ERechnung. Der PDFTeil dient nur der besseren Lesbarkeit.

Eine Rechnung im PDFFormat ohne den XMLAnhang ist keine ERechnung!

Das gilt für Rechnungsaussteller

Ihre Lieferungen und Dienstleistungen dürfen Sie seit dem 1. Januar 2025 mit ERechnungen abrechnen. Der Rechnungsempfänger muss das akzeptieren.

Noch bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen in Papierform oder als einfaches PDFFormat erstellt werden. Ab dem 1. Januar 2027 wird dann die ERechnung verpflichtend. Das gilt auch, wenn Sie für Ihre Leistungen Gutschriften erhalten. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 € im Jahr müssen erst ab dem 1. Januar 2028 verpflichtend ERechnungen oder EGutschriften ausstellen. Diese Umsatzgrenze ist kompliziert zu berechnen – sprechen Sie uns an, wir ermitteln, ob Sie darunter oder darüber liegen.

Das gilt für Rechnungsempfänger

Schon seit dem 1. Januar 2025 dürfen Ihre Lieferanten und Dienstleister ERechnungen an Sie ausstellen. Ihr Vorsteuerab zug hängt dann daran, dass Sie die Rechnungen korrekt empfangen, verarbeiten und archivieren.

• Rechnungsempfang sicherstellen: Wir empfehlen Ihnen, für die ERechnungen eine gesonderte EMailAdresse einzurichten. Manche Firmen stellen die ERechnungen in ein InternetPortal ein. Dann müssen Sie die Rechnung dort herunterladen.
• Rechnungen prüfen: Eine ERechnung muss geprüft („validiert“) werden. Das meint bei ZUGFeRDRechnungen den Zum einen muss er alle Angaben enthalten, die schon bisher für umsatzsteuerliche Rechnungen vorgeschrieben sind. Zum anderen muss er technisch funktionieren, also elektronisch auswertbar sein. Unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen müssen sofort vom Rechnungsaussteller korrigiert werden.
• Rechnungen weitergeben: Die ERechnung muss möglichst umgehend in das Buchführungssystem einfließen. Am einfachsten nutzen Sie dafür die Lösung unseres Buchführungs
• Rechnung archivieren: Wie alle Rechnungen müssen auch ERechnungen acht Jahre unveränderbar archiviert werden. Auch dafür kann unser Buchführungssystem genutzt wer

Fazit

Auch für ERechnungen gilt: Drängen Sie auf zügige Rechnungserstellung – die Vorsteuer bekommen Sie erst für den Monat oder das Quartal erstattet, in dem die Rechnung vorliegt. Erstellen Sie korrekte, vollständige und zeitgemäß gestaltete Rechnungen, möglichst bald als ERechnung – Ihre Rechnungen sind auch eine Visitenkarte Ihres Betriebes.

ERechnungen sind keine Last, sondern eine Chance für die dringend erforderliche Digitalisierung. Beim praktischen Umgang mit den ERechnungen unterstützen wir Sie gerne.